Grip op je data in Microsoft: Waarom dit belangrijker is dan ooit!
Veel organisaties investeren volop in digitalisering. Processen worden geautomatiseerd, samenwerking verloopt via Microsoft Teams en documenten worden opgeslagen in SharePoint en OneDrive. Toch blijft 1 belangrijk onderdeel vaak onderbelicht: het beheer van de data zelf.
Want hoewel processen strak georganiseerd kunnen zijn, betekent dat niet automatisch dat er ook grip is op alle informatie die binnen de organisatie ontstaat en wordt opgeslagen.
Data groeit sneller dan organisaties beseffen
Elke dag worden er nieuwe e-mails verstuurd, documenten opgeslagen, Teams-berichten geplaatst en bestanden gedeeld met collega’s, klanten en leveranciers.
Na verloop van tijd ontstaat een omgeving waarin:
- documenten op meerdere locaties staan
- oude SharePoint-sites blijven bestaan
- Teams-kanalen niet meer actief worden gebruikt
- gevoelige informatie toegankelijk is voor meer mensen dan nodig
- bewaartermijnen niet duidelijk zijn ingericht
Deze groei verloopt vaak onopgemerkt. Totdat er een audit plaatsvindt, een datalek ontstaat of een organisatie moet aantonen dat informatie correct wordt beheerd.
Waarom oude data risico’s met zich meebrengt
Veel organisaties richten de aandacht op nieuwe informatie, terwijl juist historische data een aanzienlijk risico kan vormen.
Hoe langer data blijft bestaan, hoe groter de kans dat:
- informatie wordt gedeeld met onbevoegde personen
- gevoelige gegevens op verkeerde locaties terechtkomen
- verouderde documenten als actuele informatie worden gebruikt
- compliance-eisen niet worden nageleefd
- zoekresultaten vervuild raken door oude content
Daarnaast zorgt een groeiende hoeveelheid data voor minder overzicht en hogere beheerkosten.
Beschermen waar nodig
Niet alle informatie binnen een organisatie heeft dezelfde gevoeligheid.
Een marketingpresentatie vraagt om een andere aanpak dan een financieel rapport of een personeelsdossier.
Met Sensitivity Labels binnen Microsost 365 kan informatie automatisch worden geclassificeerd. Op basis van het gekozen label kunnen direct beveiligingsmaatregelen worden toegepast. Hierdoor wordt informatie niet alleen beter beschermd, maar ontstaat ook meer bewustwording binnen de organisatie.
Opruimen waar mogelijk
Naast bescherming is ook lifecycle management essentieel. Veel organisaties bewaren informatie jarenlang zonder duidelijke reden. Dat vergroot risico’s en maakt het steeds lastiger om relevante informatie terug te vinden.
Met retentiebeleid in Microsoft 365 bepaal je:
- hoe lang informatie moet worden bewaard
- wanneer gegevens mogen worden verwijderd
- welke informatie verplicht beschikbaar moet blijven
- hoe archivering wordt ingericht
Door dit proces te automatiseren ontstaat een dataomgeving die zichzelf grotendeels beheert.
Grip op data vraagt om beleid en techniek
Technologie alleen is niet voldoende.
Werkelijke controle ontstaat wanneer beleid, processen en Microsoft 365-functionaliteiten op elkaar aansluiten. Als een organisatie hierin investeert profiteert het van:
- Minder risico op datalekken
- Betere naleving van wet- en regelgeving
- Meer overzicht in documenten en communicatie
- Efficiëntere samenwerking
- Minder handmatig behee
Webinar: Krijg grip op je data
Benieuwd hoe jouw organisatie meer controle krijgt over data binnen Microsoft 365?
Tijdens ons webinar laat onze consultant zien:
- Waar de grootste risico’s ontstaan
- hoe Sensitivity Labels effectief worden ingezet
- hoe retentiebeleid zorgt voor automatische beheersing van data
- welke praktische stappen organisaties direct kunnen zetten
Wil je alvast meer weten? Volg ons op LinkedIn voor tips, inzichten en praktijkvoorbeelden.
Meld je aan voor het webinar en ontdek hoe je controle krijgt en houdt over je data: